Главная цель любой презентации — наиболее ярко преподнести обществу новые достижения компании. Поводом для организации подобного мероприятия может служить освоение нового вида товара или услуг, открытие нового офиса или объекта, знаменательная дата в истории компании.

Чтобы достигнуть поставленных целей, привлечь внимание партнёров и клиентов и представить компанию в выгодном свете, над организацией презентации приходится хорошо потрудиться: здесь требуется творческий подход, креатив и применение современных технологий. Творчески подготовленная презентация уже наполовину обещает успех. Здесь должно быть продумано всё, от даты проведения презентации, до оформления витрин и особенностей общения с целевой аудиторией.

Для начала нужно определиться с целью презентации, местом проведения и целевой аудиторией. Исходя из этого, будет осуществляться планирование, в основе которого лежат такие факторы как, место проведение, временные рамки и ведущие презентации.

От ведущих зависит основная часть успеха. Это должны быть коммуникабельные уверенные люди, хорошо владеющие материалом, ведущие себя естественно и готовые к нештатным ситуациям. Они должны уметь общаться с аудиторией, грамотно отвечать на интересующие вопросы и уметь донести нужную информацию, а также работать с презентационным материалом, таким как различные макеты, схемы, графики и диаграммы. Естественно весь этот материал должен быть подготовлен заранее. Сейчас с этим проблем обычно не возникает — печать на пластике и других материалов позволяет оформить любые презентационные материалы.

Если говорить об аудитории, здесь тоже стоит хорошо продумать, кому обязательно стоит выслать приглашение. Например, если говорить о PR-презентации, стоит обязательно позвать представителей СМИ. Оптимальное число приглашённых — до 60 человек, при большем количестве эффект убеждения будет обеспечить сложнее.

В качестве место проведения лучше выбрать просторное помещение, расположенное в удобном районе города и снабжённое автостоянкой. Нельзя забывать и об оформлении конференц-зала. Ярко представить свою компанию поможет печать на баннере — желательно, чтобы они были яркими и привлекали внимание. В конференц-зале обязательно должно быть хорошее освещение. Рядом может быть расположено помещение для фуршета.

И наконец, оптимальное время проведения вечерней презентации, как считают психологи, полтора часа на содержательную часть и час-полтора на развлекательную. Дневные презентации обычно длятся меньше и укладываются в 40 минут на каждую часть.